Covoiturage : les bons comptes font les bons amis…

Pour les randonnées et activités de l’association, le déplacement s’effectue au moyen des véhicules personnels des participants et accompagnateurs. L’association calcule une estimation du prix de revient moyen par personne du parcours aller-retour (entre le point de rendez-vous et le point de départ de la randonnée) afin que les frais puissent être partagés entre les différents occupants de tous les véhicules utilisés de telle sorte que les conducteurs ne soient pas financièrement pénalisés.

Le calcul de la contribution individuelle du covoiturage pour une randonnée se fait sur la base d’un tarif par kilomètre et par véhicule qui prend en compte le coût du carburant (au prix en cours) et l’usure du véhicule. Les frais éventuels de péage ou de parking sont, s’il y a lieu,  rajoutés au montant obtenu pour définir le montant de la contribution individuelle.

Le professionnel responsable de la randonnée ou de l’activité a seul la charge de récolter les contributions personnelles de chacun des participants afin de reverser une part égale à chacun des chauffeurs ayant mis à disposition leur véhicule.

Ainsi, quelle que soit la somme récoltée, chaque chauffeur d’un véhicule d’une capacité de 4 ou 5 places* et ayant accepté de mettre toutes les places disponibles dans son véhicule à disposition** se verra défrayé d’une somme égale à 3 fois le montant du covoiturage individuel pour un trajet donné. Dans le cas où, la somme récoltée n’est pas suffisante pour défrayer tous les chauffeurs, c’est le club qui prend à sa charge la somme manquante grâce à une caisse prévue à cet effet. A contrario, lorsque le montant total de la somme récoltée est supérieur à la somme nécessaire au défraiement de tous les chauffeurs, l’excédent est reversé dans cette caisse.

Il est donc impératif que le covoiturage soit organisé dans les meilleures conditions possibles en faisant en sorte que les voitures utilisées soient toutes occupées au maximum de leur capacité. L’accompagnateur est le seul responsable de la répartition des participants dans les véhicules.

Les participants sont tenus de préparer le règlement de cette contribution en espèces afin de faciliter la répartition. Pour cette contribution, les chèques ne sont pas acceptés.

* Le chauffeur d’un véhicule d’une capacité de 2 places qui souhaite prendre son véhicule et participer au covoiturage ne peut être défrayé à hauteur de la valeur de sa contribution au covoiturage des participants, c’est à dire qu’il recevra une somme égale à 1 fois le montant du covoiturage individuel pour un trajet donné sauf si et seulement le club n’a pas d’autre solution que recourir à son véhicule pour permettre d’assurer le covoiturage de l’ensemble des participants. 

** Dans le cas où le chauffeur d’un véhicule de 4 ou 5 places (la capacité « légale » inscrite sur la carte grise du véhicule faisant foi) souhaite ne pas mettre au moins 3 ou 4 places à disposition du covoiturage organisé par le club, il accepte que le montant de son défraiement soit diminué dans des proportions égales au nombre de places soustraites. Dans le cas d’un couple par exemple, aucune contribution ne sera demandée au conjoint du chauffeur mais la somme reversée au titre du défraiement de leur véhicule sera à égale à 2 fois le montant du covoiturage individuel au lieu de 3 fois.